Emitir una factura electrónica en México —técnicamente llamada CFDI— es un proceso que muchos contribuyentes siguen haciendo por primera vez sin una guía clara. El portal del SAT lo ofrece de forma gratuita, pero tiene varios campos que generan dudas y, si se llenan mal, obligan a cancelar y volver a emitir.
Desde enero de 2022, todas las facturas deben cumplir con el estándar CFDI 4.0, que introdujo requisitos nuevos sobre los datos del receptor. Muchos de los errores más comunes que llevan a facturas inválidas o no deducibles vienen de no conocer estos cambios.
Esta guía cubre todo el proceso: requisitos, pasos en el portal, campos que más confunden y cómo evitar los errores típicos.
¿Qué es el CFDI y para qué sirve?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el único documento fiscal reconocido por el SAT para respaldar ingresos, gastos y deducciones en México. A partir del 1 de enero de 2022 rige la versión CFDI 4.0, que reemplazó definitivamente al 3.3.
El CFDI cumple dos funciones principales: para quien lo emite, acredita un ingreso ante el SAT; para quien lo recibe, es el comprobante que permite deducir el gasto en su declaración anual.
Pueden emitir facturas todos los contribuyentes con RFC activo que tengan actividad económica registrada: trabajadores independientes (honorarios), arrendadores, comerciantes, empresas, y personas físicas con actividad empresarial. Los trabajadores asalariados, en cambio, no emiten facturas —ellos reciben recibos de nómina CFDI de su patrón.
El SAT explica en detalle qué es la factura electrónica y cuáles son sus usos en su sitio oficial.
Requisitos para facturar en el SAT 2026
Antes de intentar emitir una factura, necesitas tener listo lo siguiente:
1. RFC activo Tu Registro Federal de Contribuyentes debe estar vigente y con las obligaciones fiscales al corriente. Si nunca has tramitado tu RFC o lo tienes suspendido, primero debes regularizarlo en el SAT.
2. Contraseña SAT (CIEC) o e.firma Para acceder al portal de facturación del SAT, puedes usar tu contraseña (antes llamada CIEC) o tu e.firma (firma electrónica avanzada). La contraseña es suficiente para el portal web. La e.firma es necesaria para algunos trámites avanzados y para usar ciertas herramientas de facturación.
3. Certificado de Sello Digital (CSD) El CSD es el certificado que permite sellar electrónicamente tus facturas. Se genera desde el portal del SAT y se renueva periódicamente. Sin él, no puedes emitir CFDI. Si es tu primera vez, genera tu CSD en el portal antes de intentar facturar.
4. Datos completos del receptor El CFDI 4.0 introdujo un requisito crítico: ya no basta con el RFC del receptor. Ahora necesitas también su nombre o razón social exacta (tal como aparece en el SAT), su código postal fiscal y su régimen fiscal. Si alguno de estos datos no coincide con los del SAT, la factura no puede emitirse o no será válida.
Tener todo esto listo antes de entrar al portal evita los errores más comunes que obligan a cancelar y re-emitir facturas.
Cómo facturar paso a paso en el portal del SAT
El portal de facturación gratuito del SAT está disponible en factura.sat.gob.mx. No requiere instalación ni descarga.
Paso 1: Inicia sesión
Entra al portal con tu RFC y contraseña (o e.firma). Si es tu primera vez, el sistema te pedirá que configures tu CSD.
Paso 2: Crea una nueva factura
Selecciona «Nueva factura» o «Emitir CFDI». El sistema te mostrará un formulario con los datos del emisor ya precargados (los tuyos).
Paso 3: Ingresa los datos del receptor
Este es el paso más crítico en CFDI 4.0. Necesitas:
- RFC del receptor (no se puede usar RFC genérico XAXX010101000 para montos mayores a $2,000)
- Nombre exacto del receptor como está registrado en el SAT
- Código postal fiscal del receptor
- Régimen fiscal del receptor
- Uso del CFDI (ver sección siguiente)
Si el nombre que capturas no coincide exactamente con el del SAT, el sistema rechazará la factura. Pide a tu cliente que te comparta su Constancia de Situación Fiscal para copiar los datos exactos.
Paso 4: Agrega los conceptos
Por cada producto o servicio que facturas, debes capturar:
- Descripción del concepto
- Clave SAT del producto o servicio (puedes buscarla en el catálogo del SAT dentro del mismo portal)
- Cantidad y precio unitario
- Unidad de medida (también tiene clave SAT: E48 para servicios en general, H87 para pieza, etc.)
Paso 5: Configura el pago
- Forma de pago: cómo te pagaron (efectivo, transferencia, tarjeta de débito/crédito, cheque)
- Método de pago: PUE si te pagaron de inmediato; PPD si el pago será diferido o en parcialidades
- Moneda: MXN en la mayoría de los casos
Paso 6: Revisa y sella la factura
El portal calcula el IVA (16% por defecto para la mayoría de los servicios). Revisa el total y haz clic en «Generar» o «Sellar». El SAT sellará el CFDI con tu CSD.
Paso 7: Descarga y envía
Descarga el archivo XML (el documento fiscal oficial) y el PDF (la representación visual para el receptor). El XML es el que tiene validez legal; el PDF es solo para facilitar la lectura. Envía ambos a tu cliente.
Los campos del CFDI 4.0 que más generan dudas
Uso del CFDI
Es la clave que indica para qué usará el receptor la factura. Es importante elegirlo correctamente porque determina si el gasto es deducible y en qué categoría.
| Clave | Descripción | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| G01 | Adquisición de mercancias | Compra de productos físicos para reventa o uso |
| G03 | Gastos en general | Servicios, consumibles, gastos operativos generales |
| D01 | Honorarios médicos, dentales y hospitalarios | Para deducción personal de gastos médicos (persona física) |
| D10 | Pagos por servicios educativos | Colegiaturas deducibles (niveles preescolar a bachillerato) |
| I01 | Construcciones | Adquisición de inmuebles o construcción |
| S01 | Sin efectos fiscales | Cuando el receptor no quiere deducir (clientes finales) |
Elegir el uso incorrecto es uno de los errores más frecuentes y puede provocar que la factura no sea deducible para quien la recibe.
Método de pago: PUE vs PPD
Esta distinción confunde mucho porque los términos no son intuitivos:
- PUE (Pago en Una sola Exhibición): el cliente ya te pagó al momento de emitir la factura, o pagará en un solo pago dentro del mes en que se emite. Usas PUE cuando el dinero ya está en tu cuenta o acordaste cobrar completo antes del cierre del mes.
- PPD (Pago en Parcialidades o Diferido): el pago se recibirá en fechas posteriores o en varias partes. Con PPD, debes emitir después un Complemento de Pago por cada pago que recibas.
Usar PUE cuando el pago es en realidad diferido es un error fiscal: el SAT puede considerarlo como ingreso percibido en la fecha de la factura aunque no hayas cobrado todavía.
Errores frecuentes al facturar y cómo evitarlos
RFC genérico (XAXX010101000) para montos altos: desde 2022, el RFC público solo aplica para operaciones con el público en general. Para facturas que el receptor quiera deducir, necesitas su RFC real. Si el monto supera $2,000, el RFC genérico puede invalidar la deducción.
Nombre del receptor no coincide con el SAT: el CFDI 4.0 valida el nombre del receptor contra la base del SAT. Un espacio de más, una abreviatura diferente o una mayúscula incorrecta pueden generar error. Pide siempre la Constancia de Situación Fiscal actualizada de tu cliente.
Régimen fiscal del receptor incorrecto: también nuevo en CFDI 4.0. Debes capturar el régimen en que está inscrito tu cliente (por ejemplo: 605 Sueldos y salarios, 612 Personas físicas con actividades empresariales, 626 Simplificado de confianza RESICO). Si no sabes cuál es, tu cliente debe indicártelo.
Clave de producto SAT incorrecta: usar «01010101» (no existe en el objeto real) o una clave demasiado genérica puede generar observaciones del SAT. Usa el buscador del catálogo en el portal para encontrar la clave más específica para tu servicio o producto.
Portal del SAT vs. PAC: ¿cuál usar?
| Portal del SAT | PAC (proveedor privado) | |
|---|---|---|
| Costo | Gratuito | ~$0.50–$5 por CFDI |
| Volumen | Bajo (hasta ~50 facturas/mes cómodamente) | Sin límite |
| Automatización | No (manual) | Sí (API, integración con sistemas) |
| Soporte | Limitado | Soporte técnico |
| Cancelaciones | Manual | Automatizable |
Si emites pocas facturas al mes (servicios independientes, rentas), el portal gratuito del SAT es suficiente. Si tienes un negocio con alto volumen o necesitas integrar la facturación con tu sistema de ventas, un PAC como Facturapi, EDICOM, o SAP Business One vale la inversión.
El SAT mantiene un listado oficial de Proveedores Autorizados de Certificación en su portal.
Cómo cancelar una factura mal emitida
Si emitiste una factura con datos incorrectos, puedes cancelarla desde el portal del SAT o a través de tu PAC. En CFDI 4.0, el proceso de cancelación requiere:
- Indicar el motivo de cancelación (hay 4 claves: 01 comprobante emitido con errores con relación, 02 comprobante emitido con errores sin relación, 03 no se llevó a cabo la operación, 04 operación nominativa relacionada en factura global)
- Para los motivos 01 y 02, en muchos casos el receptor debe aceptar la cancelación dentro de los 3 días hábiles siguientes, o el SAT la cancela automáticamente pasado ese plazo
La cancelación anula el CFDI original. Si el error fue de concepto o monto pero la operación sí se realizó, debes emitir una nueva factura correcta inmediatamente después de cancelar.
Para consultar el estatus de tus facturas y cancelaciones puedes usar el portal de personas físicas del SAT con tu RFC y contraseña.
